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Ihr elektronischer Aktenschrank

Das neue elektronische Archivsystem BvLArchivio® ist die perfekte Antwort auf die Anforderungen der Digitalisierung. "Sicher, kompakt, bedienerfreundlich und sofort einsetzbar – das sind die Vorteile, die dieses System zur Archivierung aller elektronischen Akten so unschlagbar gut machen", sagt Kurt Backhaus. Als Geschäftsführer von Bürotechnik Hartmann steht er gerne für Projektgespräche zur Nutzung dieses elektronischen Aktenschrankes zur Verfügung.
Artikel vom 01.06.2016

Ihr <strong>elektronischer</strong> Aktenschrank
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Ihr <strong>elektronischer</strong> Aktenschrank
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Akten komplett archivieren

Akten komplett archivieren

Unterschiedliche Dokumente könnnen über das BvLArchivio® verarbeitet werden.

Gerade in einer Phase, in der neben die klassische Form der Aktenverwaltung in Papierform die digitalen Unterlagen treten, muss auf Vollständigkeit geachtet werden. "Das BvLArchivio® bietet hier einen guten Lösungsansatz. Denn man kann sowohl Papierdokumente scannen und dann dem digitalen Aktenbestand hinzufügen, als auch alle digitalen Dokumente vom E-Mail Verkehr bis zur elektronischen Rechnung in die digitale Akte einbinden. Das BvLArchivio® ist nach PS880 zertifiziert und somit zulässig für das deutsche Handels- und Steuerrecht", erläutert Kurt Backhaus. So ist das BvLArchivio® ein wichtiger Wegbereiter hin auf dem Weg zum papierlosen Büro. "Auch wenn das papierlose Büro vermutlich immer eine Fiktion bleiben wird - der Weg hin zu einer Minimierung des Papierverbrauchs ist absolut sinnvoll. Denn alleine die Zeitersparnis, die sich durch die digitale Ablage ergibt, ist erstaunlich: Die Ablage von 250 Seiten in Papierform dauert eine Stunde, digital dagegen weniger als eine eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden. Diese Zahlen sind vom Fraunhofer Institut ermittelt worden. Ein digitales Archivierungssystem wie das BvLArchivio® ist also ein bedeutsamer Schritt in Richtung des papierlosen Büros, mit dem erhebliche Zeitersparnisse verbunden sind."  

System fertig installiert

System fertig installiert

Von allen Desktop-Arbeitsplätzen aus lassen sich die Dokumente archivieren.

"Nach den Wünschen und Vorgaben der Kunden wird das digitale Archivierungssystem installiert", beschreibt Kurt Backhaus die Leistungen seines Teams. "Das Gesamtsystem besteht aus der Software, mit der sich die Dokumente verwalten lassen. Unabhängig davon, ob auf Windows, Mac oder Linux gearbeitet wird. Die Software wird von uns installiert und auf die Anforderungen der Kunden angepasst. Das geht schnell und unkompliziert. Zum System zählt auch die gesamte Hardware - also der Archivierungs-Server mit dem BvLArchivio®-Programm und drei weiteren Sicherungs-Festplatten, die als Speichermedium dienen." Durch diese Systemarchitektur als serverbasierte Komplett-Lösung ist die Einbindung in die bestehende Computerinfrastruktur so einfach. "Wir haben bisher bei allen Projekten die Erfahrung gemacht, dass die Handhabung für den Kunden nach der Installation sehr komfortabel und einfach war. Und natürlich lässt sich das System dann auch von verschiedenen Arbeitsplätzen aus bedienen und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen."

Das Büro zukunftsfähig machen

Das Büro zukunftsfähig machen

Kleiner als vier Aktenordner - aber mit einem Fassungsvolumen für ganze Aktenarchive: Der BvLArchivio®-Server.

Die Installation des digitalen Archivierungssystems BvLArchivio® macht Ihr Büro zukunftsfähig. "Wir werden auch weiterhin einen starken Trend hin zur Digitalisierung erleben. Und die Vorteile eines digitalen Archivierungssystems sind nicht unerheblich. Im Vergleich zum klassischen Aktenarchiv in Papierform spart man viel Büro- und Lagerplatz und Geld für die Flut der Ausdrucke. Außerdem bietet das BvLArchivio®-System ein Back-Up der wichtigsten Geschäftsakten und durch die eingesetzte Verschlüsselungstechnologie sind die archivierten Akten auch vor unerlaubten Zugriffen gut geschützt. So organisiert man in Zukunft die Datenströme im modernen Büroalltag - und Hartmann Bürotechnik hilft gerne mit maßgeschneiderten Lösungen."

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